Cách sử dụng máy hủy tài liệu: Đúng cách, An toàn, Hiệu quả

Hiểu rõ về cách sử dụng máy hủy tài liệu giúp bạn vận hành máy đúng cách, an toàn, hiệu quả và kéo dài tuổi thọ. Bài viết dưới đây của Đặng Gia sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng máy hủy giấy văn phòng chi tiết nhất nhé!

Lợi ích khi dùng máy hủy tài liệu

Máy hủy giấy văn phòng là thiết bị dùng để tiêu hủy giấy tờ, tài liệu không còn sử dụng. Bên cạnh đó, máy còn có khả năng hủy nhiều vật liệu cứng như thẻ nhựa, thẻ ATM, CD/VDVs,... Các lợi ích khi sử dụng máy hủy tài liệu gồm có:

• Bảo mật thông tin nhạy cảm: Máy hủy giấy giúp cắt nhỏ tài liệu thành các mảnh vụn với khả năng tái tạo lại bản gốc gần như bằng 0. Nhờ vậy, các tài liệu bí mật được bảo vệ an toàn, tránh tình trạng bị đối thủ cạnh tranh hoặc các phần từ xấu lấy cắp.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Đối với các công ty cung cấp dịch về kế toán, kiểm toán,... thì việc trang bị máy hủy tài liệu là rất cần thiết. Nó giúp công ty thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc bảo mật thông tin khách hàng.
• Nâng cao hiệu quả bảo vệ môi trường: Cắt giấy tờ không sử dụng thành các mảnh vụn giúp tiết kiệm diện tích thùng rác, hạn chế tình trạng giấy rác xả bừa bãi ra môi trường. Bên cạnh đó, những mảnh vụn giấy từ máy hủy có thể tái sử dụng trong nhiều hoàn cảnh khác nhau, góp phần bảo vệ môi trường.
• Nâng cao hiệu quả công việc: Giải phóng giấy tờ cũ giúp đơn vị có nhiều không gian lưu trữ tài liệu hơn và tạo sự ngăn nắp, gọn gàng cho môi trường làm việc. Hơn nữa, khi tài liệu cũ bị hủy, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm các tài liệu quan trọng.

Sử dụng máy hủy giấy mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Hướng dẫn cách sử dụng máy hủy tài liệu

Máy hủy giấy là thiết bị văn phòng có cách dùng đơn giản và dễ thực hiện nhất. Dưới đây là các thao tác cơ bản khi sử dụng máy:

• Bước 1: Cắm điện cho máy.
• Bước 2: Phân loại các vật dụng cần hủy. Giấy tờ, thẻ ATM, thẻ nhựa hủy ở khe hủy giấy; đĩa CD/DVD hủy ở khe hủy CD. Trường hợp máy có chức năng hủy CD nhưng không có khe hủy riêng thì dùng chung với khe hủy giấy.
• Bước 3: Bật công tắc điều khiển sang I (Auto) để máy chuyển sang chế độ chờ. Nút này thường được thiết kế ở mặt trên của máy, ngay gần với khe hủy.
• Bước 4: Khi bị kẹt giấy, gạt nút công tắc về chế độ R (Rev) để máy trả ngược giấy.
• Bước 5: Khi hoàn thành công việc, gạt công tắc nguồn sang chế độ O (Off) để tắt máy. Rút ổ cắm điện và đổ rác nếu giấy vụn chiếm khoảng ⅔ thùng chứa.

Vị trí các khe hủy và công tắc điều khiển máy

Lưu ý khi sử dụng máy hủy tài liệu văn phòng

Tuân theo hướng dẫn sử dụng máy hủy giấy trên chưa đủ, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau khi dùng máy:

Lưu ý trước khi sử dụng máy hủy giấy văn phòng

• Đọc kỹ hướng dẫn cách sử dụng máy hủy tài liệu trước khi dùng để nắm rõ chức năng và vị trí của các nút bấm trên máy.
• Đặt máy ở vị trí bằng phẳng, khô ráo, không gần các vật có nguồn nhiệt cao, dễ cháy nổ. Đặt máy hủy tài liệu cách tường khoảng 15 - 20cm, tuyệt đối không để sát tường.
• Kiểm tra nguồn điện, đảm bảo nguồn điện ổn định, không làm gián đoạn công việc. Không cắm chung máy với nguồn của các thiết bị có công suất lớn.
• Kiểm tra toàn bộ máy, nhất là phần lưỡi dao xem có bụi bẩn, vật lạ hay thứ gì vướng vào hay không.
• Hầu hết các model máy hủy giấy đều có chức năng hủy ghim bấm, ghim cài trên tài liệu. Tuy nhiên để đảm bảo độ bền cho lưỡi dao, bạn nên gỡ bỏ các kẹp ghim ra.
• Kiểm tra kỹ tài liệu trước khi quyết định hủy bỏ. Bởi các tài liệu khi đi qua máy hủy rất khó để khôi phục lại nguyên trạng ban đầu.

Để máy làm việc ở vị trí bằng phẳng, không đặt sát chân tường

Lưu ý khi vận hành máy hủy tài liệu

• Cách sử dụng máy hủy tài liệu khi máy đang vận hành là bạn cần hết sức tập trung vào công việc. Tránh tình trạng để tóc, cà vạt hay quần áo đến gần miệng hủy vì có thể gây nguy hiểm.
• Không hủy giấy vượt quá số lượng quy định của nhà sản xuất. Điều này khiến lưỡi dao nhanh mòn và hỏng.
• Không dùng máy để hủy các vật dụng nằm ngoài phạm vi chức năng của máy. Ví dụ, máy chỉ có chức năng hủy thì bạn tuyệt không dùng để hủy thẻ ATM, thẻ nhựa,...
• Nếu số lượng giấy tờ hủy quá nhiều, bạn nên để máy nghỉ từ 10 - 15 phút rồi mới tiếp tục công việc để tránh tình trạng máy bị nóng, hỏng motor.
• Đưa tài liệu vào khe hủy từ từ, tránh tình trạng nhồi nhét.

Cần tập trung khi hủy giấy

Lưu ý sau khi dùng máy hủy giấy

• Kết thúc quá trình hủy, bạn nên kiểm tra thùng chứa rác và đổ rác, vệ sinh thùng chứa nếu rác đầy.
• Tắt công tắc nguồn ngay sau khi sử dụng xong. Bởi nếu có vật dụng đến gần khe hủy, máy sẽ tự động chuyển từ chế độ chờ sang chế độ hoạt động, gây hủy nếu ai đó vô tình chạm tay vào. 
• Vệ sinh, bảo dưỡng máy.

Đổ rác khi thùng chứa đầy

Hướng dẫn cách vệ sinh, bảo dưỡng máy hủy tài liệu đúng cách

- Bước 1: Ngắt nguồn điện của máy trước khi vệ sinh.

- Bước 2: Vệ sinh máy:

• Dùng cồn và khăn mềm để vệ sinh toàn bộ máy như thùng đựng giấy vụn, vỏ máy, nắp thùng,...
• Làm sạch bụi bẩn, mực bám vào lưỡi dao. Đây là các tác nhân khiến lưỡi dao nhanh bị han gỉ và mài mòn.

- Bước 3: Bảo dưỡng máy

• Tra dầu bôi trơn vào trục cuốn nếu bộ phận này bị khô dầu. Điều này giúp máy vận hành êm ái, giảm tiếng ồn và hạn chế ma sát làm hỏng các bộ phận của máy.
• Trường hợp lưỡi dao bị cùn hoặc sứt mẻ thì nên thay lưỡi dao mới để đảm bảo hiệu quả công việc.

Cách vệ sinh và bảo dưỡng máy

Bài viết trên của Đặng Gia đã gửi đến bạn toàn bộ thông tin chi tiết về cách sử dụng máy hủy tài liệu. Hy vọng sẽ giúp bạn trang bị thêm nhiều kiến thức, kỹ năng để sử dụng thiết bị văn phòng náy đúng cách, an toàn và hiệu quả. Và nếu bạn chưa biết máy hủy giấy văn phòng loại nào tốt để sử dụng cho cơ quan, doanh nghiệp thì hãy liên hệ đến Đặng Gia để được tư vấn miễn phí và mua hàng chính hãng, giá tốt nhé! Hotline đặt hàng nhanh nhất: 0983 530 698.